Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Teamvergaderingscoördinator
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Teamvergaderingscoördinator die verantwoordelijk is voor het plannen, organiseren en coördineren van teamvergaderingen binnen onze organisatie. In deze rol fungeer je als de spil tussen verschillende afdelingen en zorg je ervoor dat vergaderingen efficiënt verlopen, goed worden voorbereid en dat alle deelnemers over de juiste informatie beschikken. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van agenda’s, het versturen van uitnodigingen, het reserveren van vergaderruimtes en het notuleren van de bijeenkomsten. Daarnaast zorg je ervoor dat actiepunten worden opgevolgd en dat de communicatie tussen teamleden soepel verloopt.
De ideale kandidaat is georganiseerd, communicatief sterk en heeft oog voor detail. Je bent in staat om meerdere vergaderingen tegelijk te beheren en weet prioriteiten te stellen. Je werkt nauw samen met teamleiders, projectmanagers en andere belanghebbenden om ervoor te zorgen dat vergaderingen bijdragen aan de voortgang van projecten en de algemene efficiëntie van het team verbeteren.
Je zult ook verantwoordelijk zijn voor het beheren van vergaderdocumentatie, het archiveren van notulen en het bijhouden van de voortgang van besproken actiepunten. Daarnaast speel je een rol in het verbeteren van vergaderprocessen en het implementeren van tools die de samenwerking bevorderen. Ervaring met digitale vergaderplatforms zoals Microsoft Teams, Zoom of Google Meet is een pré.
Als Teamvergaderingscoördinator ben je een essentieel onderdeel van het team en draag je bij aan een gestructureerde en productieve werkomgeving. Je hebt een proactieve houding, bent flexibel en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Deze functie biedt een uitstekende kans voor iemand die graag structuur aanbrengt en communicatieve vaardigheden wil inzetten in een dynamische werkomgeving.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Plannen en organiseren van teamvergaderingen
- Opstellen en verspreiden van vergaderagenda’s
- Notuleren tijdens vergaderingen en verspreiden van notulen
- Reserveren van vergaderruimtes of opzetten van digitale vergaderingen
- Zorgdragen voor tijdige opvolging van actiepunten
- Beheren en archiveren van vergaderdocumentatie
- Coördineren van communicatie tussen teamleden
- Verbeteren van vergaderprocessen en -efficiëntie
- Ondersteunen van teamleiders bij vergaderplanning
- Gebruik van vergadertools en software optimaliseren
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal MBO werk- en denkniveau
- Ervaring in een administratieve of coördinerende rol
- Uitstekende organisatorische vaardigheden
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Ervaring met Microsoft Office en vergadertools zoals Zoom of Teams
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
- Goede communicatieve vaardigheden
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Flexibel en stressbestendig
- Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Heb je ervaring met het organiseren van vergaderingen?
- Welke vergadertools heb je eerder gebruikt?
- Hoe zorg je ervoor dat actiepunten worden opgevolgd?
- Kun je een voorbeeld geven van een efficiënte vergadering die je hebt gecoördineerd?
- Hoe ga je om met last-minute wijzigingen in de planning?
- Wat is jouw aanpak bij het notuleren van complexe vergaderingen?
- Hoe prioriteer je meerdere vergaderverzoeken?
- Ben je bekend met het gebruik van digitale archiveringssystemen?
- Hoe zorg je voor duidelijke communicatie tussen teamleden?
- Wat motiveert jou in een coördinerende rol?
